Privacy

Persoonsgegevens

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een 'persoonsgegeven' alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie direct over iemand gaat of naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden zijn een naam, adres of Burgerservicenummer (BSN).

Verwerking

Het begrip 'verwerking' heeft betrekking op een breed scala aan verwerkingen van persoonsgegevens, al dan niet op handmatige of geautomatiseerde wijze uitgevoerd. Het kan daarbij gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

Wij gebruiken persoonsgegevens over u, omdat:

• U gebruik maakt van onze diensten
• U deze gegevens aan ons geeft
• Wij een wettelijke taak uitvoeren
• Dit nodig is in het algemeen belang

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn onder andere:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

In sommige gevallen gaat het om zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’. Wij verwerken deze gegevens alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Denk aan:

• Gegevens over gezondheid
• Strafrechtelijke gegevens

De hierboven genoemde (bijzondere) persoonsgegevens gebruiken wij voor onderstaande doelen en grondslagen:

• Toestemming
  U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van de gegevens.
• Overeenkomst
  Het gebruiken van gegevens is noodzakelijk om verplichtingen volgens een overeenkomst na te komen.
• Wettelijke verplichting
  Het gebruiken van gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting van de gemeente Oosterhout.
• Vitaal belang
• Het gebruiken van gegevens is noodzakelijk om bedreiging van het leven van de persoon te voorkomen.
• Publiekrechtelijke taak/Algemeen belang
  Het gebruiken van gegevens is noodzakelijk om een taak uit te voeren die het welzijn van inwoners beschermt. Zoals de uitoefening van het openbaar gezag.
• Gerechtvaardigd belang
  Een voorbeeld hiervan is cameratoezicht om personen en goederen te beschermen.

Privacy is een mensenrecht dat is vastgelegd in onze Grondwet en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM). De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Op verwerkingen van politiegegevens is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing.

De gemeente Oosterhout houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) bij de verwerking van uw gegevens.

De drie bestuursorganen van de gemeente Oosterhout zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die worden uitgevoerd door de gemeente. De bestuursorganen van de Gemeente zijn de Burgemeester, het College van burgemeester en wethouders en de Gemeenteraad.

Om u goed te kunnen helpen, verwerken wij uw persoonsgegevens. Als inwoner en soms ook als bezoeker van de gemeente Oosterhout, krijgt u op verschillende manieren te maken met de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan uw gemeentelijke belastingaanslag, het vastleggen van een huwelijk, het beoordelen van uw status voor de aanvraag van een vergunning, uitkering of zorgvoorziening of het toevoegen van uw (ver)bouwgegevens aan het kadaster. Alles komt voort uit de taak of de verplichtingen die de gemeente heeft.

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze taken en verplichtingen goed uit te kunnen voeren niet langer dan noodzakelijk is voor het betreffende doel. 

Verdere verwerking

Soms moet of mag de gemeente uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doelen dan waarvoor de persoonsgegevens in het begin zijn verzameld. Dat kan alleen wanneer dit past bij het oorspronkelijke doel. Bij twijfel over de rechtmatigheid daarvan doet de gemeente Oosterhout eerst een risicoanalyse, een zogenoemde Data Protection Impact Assessment (DPIA).

Om ons werk goed te kunnen doen, werken wij samen met verschillende partners, instellingen, aanbieders en andere overheidsinstellingen. Denk bijvoorbeeld aan de Sociale Verzekeringsbank, zorgaanbieders en de politie. Met alle partijen waarmee wij samenwerken, hebben wij goede afspraken gemaakt over het beschermen van uw privacy. Die afspraken staan in de wet of in een contract dat wij met deze partijen hebben afgesloten.

Applicaties

Ook met de leveranciers van onze applicaties hebben wij afspraken gemaakt. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeente Oosterhout blijft in de meeste gevallen verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De gemeente Oosterhout maakt ook gebruik van zogenaamde 'cloudapplicaties'. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens online worden opgeslagen. Deze online opslaglocaties vallen bijna allemaal onder het beheer van een Nederlandse leverancier en anders binnen de Economische Europese Ruimte (EER). Uw persoonsgegevens zijn dus altijd op hetzelfde Europese niveau beschermd.

We geven geen gegevens door aan landen buiten de Economische Europese Ruimte (EER) of toestemming om daar gegevens op te slaan. Dat geldt ook voor de landen waarvan de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat in die landen gegevens goed (adequaat) zijn beschermd.

De gemeente Oosterhout verzamelt veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de organisatie van de gemeente zelf, maar ook om te kunnen laten zien waarom de gemeente bepaalde dingen doet. Dit is nodig voor de publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur historisch oogpunt.

Archiefwet

Er zijn regels die er voor zorgen dat overheidsorganisaties hun informatie goed bewaren. Deze regels staan in de Archiefwet waarbij de regels voor gemeenten zijn uitgewerkt in de zogenaamde ‘selectielijst’. Daarin staat precies hoe lang een gemeente verschillende soorten informatie bewaart. Na die periode is de gemeente verplicht om de informatie te vernietigen. Hoe lang informatie bewaard wordt, hangt van het soort informatie af en of de informatie bijvoorbeeld is gebruikt bij een rechtszaak. Sommige informatie mag zelfs nooit worden vernietigd en moet eindeloos worden bewaard.

Voor diensten die niet onder een wettelijke taak van de gemeente vallen, worden uw persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk.

De gemeente Oosterhout neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of moedwillige manipulatie, verlies, vernietiging of tegen inzage door onbevoegden. Dit doen wij zoals in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is vastgelegd. De BIO bevat regels over een goede beveiliging van informatie voor gemeenten, rijk, waterschappen en provincies.

Van onze partners en leveranciers eisen wij hetzelfde niveau van beveiliging. De gemeente Oosterhout heeft een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en de nodige beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Gegevens worden via een beveiligde verbinding verzonden op het moment dat u gebruikmaakt van een online formulier op de website van de gemeente Oosterhout.
• Het bepalen wie er vanuit zijn of haar functie toegang tot bepaalde gegevens mag hebben. Wie dit niet nodig heeft voor zijn of haar functie, krijgt geen toegang.
• Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en moeten bij indiensttreding een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Het organiseren van trainingen voor onze medewerkers onder andere over veilig werken en hoe om te gaan met persoonsgegevens.

U heeft als betrokkene een aantal rechten die u kunt uitoefenen op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze rechten zijn hieronder in het kort toegelicht. Op de pagina Rechten van betrokkenen vindt u hierover uitgebreidere informatie.

Recht op inzage

U heeft het recht op inzage van uw persoonsgegevens. U krijgt bij een inzageverzoek ook informatie over het doel van het gebruik van uw persoonsgegevens, met wie uw persoonsgegevens gedeeld zijn en waar de gegevens vandaan komen.

Recht op correctie

U heeft het recht op correctie van uw persoonsgegevens. U kunt vragen om uw gegevens aan te passen bij onjuistheden. Ook kunt u vragen om gegevens aan te vullen als deze niet compleet zijn. De gemeente Oosterhout zorgt ervoor dat foute of niet complete gegevens verwijderd, aangevuld of veranderd worden als deze inderdaad fout of niet compleet zijn. Het recht op correctie geldt niet in alle gevallen, bijvoorbeeld niet om professionele indrukken, meningen of conclusies van medewerkers aan te laten passen.

Recht op vergetelheid

U kunt vragen uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Uw gegevens kunnen verwijderd worden als deze bijvoorbeeld niet juist zijn, niet langer nodig of in strijd met de wet worden verwerkt. Het recht op vergetelheid geldt niet als wij uw gegevens moeten bewaren op basis van de wet.

Recht op beperking van de verwerking

U kunt vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Dit kan bijvoorbeeld wanneer u vindt dat de gegevens niet juist zijn of in strijd met de wet worden verwerkt. Wij mogen uw gegevens dan niet gebruiken totdat wij een beslissing hebben genomen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens te laten overdragen naar een andere organisatie. Dit geldt in sommige specifieke gevallen als wij een overeenkomst met u hebben afgesloten of als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Recht van bezwaar

U heeft het recht bezwaar te maken tegen een verwerking van uw persoonsgegevens. Als u bezwaar maakt, vindt er een afweging plaats tussen de belangen van de gemeente Oosterhout en uw belangen. Let op: dit recht is niet hetzelfde als bezwaar maken tegen een besluit.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Er kan geautomatiseerde besluitvorming plaatsvinden binnen de gemeente Oosterhout. Dit houdt in dat een beslissing automatisch wordt genomen en niet door een mens. U heeft recht op een menselijke blik bij de beslissingen die de gemeente Oosterhout neemt.

Recht om toestemming in te trekken

Is de grondslag voor verwerking ‘toestemming’? Dan heeft u het recht uw gegeven toestemming in te trekken.

Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht een klacht in te dienen wanneer u ontevreden bent over de manier waarop uw persoonsgegevens verwerkt worden. U kunt een klacht bij de gemeente Oosterhout indienen door gebruik te maken van het online formulier Klacht indienen.

Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast kunt u bij hen terecht voor advies en bemiddeling. Ga naar de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl voor meer informatie.

Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om een overzicht op te vragen van de persoonsgegevens die de gemeente Oosterhout van u gebruikt. Wilt u gebruik maken van uw rechten? Ga naar de pagina Rechten van betrokkenen en maak gebruik van ons online formulier Aanvraag inzageverzoek. U mag uw rechten alleen gebruiken voor uw eigen persoonsgegevens of die van uw kind jonger dan 16 jaar. Voordat u het online formulier invult, logt u in met DigiD. Hierdoor weten wij zeker dat u het bent die het formulier invult.

U bent niet verplicht om gebruik te maken van het online formulier aanvraag inzakeverzoek. Er zijn ook andere manieren om een inzageverzoek te doen.

• U kunt een brief schrijven of een e-mail sturen naar privacy@oosterhout.nl.
• U kunt onderstaande printversies downloaden voor een inzageverzoek of een verzoek voor uw overige recht.
  • Printversie Aanvraag inzageverzoek
  • Printversie Verzoek overig recht

Bij het schrijven van een brief of sturen van een e-mail hebben wij een gewaarmerkte kopie van uw identitteitsbewijs nodig. Dit om er zeker van te zijn dat wij aan de slag gaan met úw persoonsgegevens. U kunt een gewaarmerkte kopie van uw identiteitsbewijs opvragen bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente. Hiervoor moet u een afspraak maken.

Wanneer wij uw verzoek ontvangen hebben, krijgt u van ons een bevestiging. Bij vragen over uw verzoek, nemen wij contact met u op. Uw verzoek wordt zo spoedig mogelijk in behandeling genomen. Na behandeling van uw verzoek, ontvangt van ons een besluit. Tegen dit besluit is bezwaar maken mogelijk.

Bij een verzoek voor inzage in persoonsgegevens krijgt u binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek het besluit te horen. Bij een verzoek om inzage in politiegegevens, ontvangt u binnen 6 weken een besluit. 

Bij inzage in uw persoonsgegevens anonimiseren wij de persoonsgegevens van andere personen dan uzelf. Denk bijvoorbeeld aan namen van onze medewerkers. Zij hebben immers net als u, recht op de bescherming van hun privacy.

Soms kunnen wij uw verzoek (gedeeltelijk) weigeren. Dat kan bijvoorbeeld als de weigering noodzakelijk is in het belang van de nationale veiligheid, de openbare veiligheid, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten of omdat het verzoek zogenaamd ‘buitensporig’ is wanneer hetzelfde verzoek meerdere keren per kalenderjaar wordt ingediend.

Meer informatie over de rechten van betrokkenen vindt u op onze pagina Rechten van betrokkenen of op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Medewerkers van de gemeente Oosterhout hebben een geheimhoudingsplicht. Daarnaast wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. De gemeente Oosterhout heeft een 'functionaris voor de gegevensbescherming' die erop let dat de gemeente zich aan de wet houdt.

De gemeente Oosterhout maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Voor de veilige uitwisseling van persoonsgegevens en bestanden per e-mail werkt de gemeente Oosterhout met ZIVVER. ZIVVER versleutelt berichten met gevoelige inhoud, zoals gezondheidsgegevens en Burgerservicenummers (BSN). Alleen de verzender en ontvanger van het e-mailbericht hebben een sleutel (toegangscode) om het bericht te kunnen lezen.

Geef wijzigingen in uw e-mailadres of mobiele telefoonnummer direct aan ons door voor een veilige communicatie!

De gemeente Oosterhout gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Toch kan er een datalek ontstaan. Dat gebeurt bijvoorbeeld als gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen of wanneer gegevens door een fout verloren raken. Denkt u dat er sprake is van een datalek? Meld dit dan zo snel mogelijk door een e-mail te sturen naar privacy@oosterhout.nl. Mocht het nodig zijn dan neemt de gemeente Oosterhout zo snel mogelijk contact met u op.

De gemeente Oosterhout heeft een 'functionaris voor de gegevensbescherming' die erop let dat de gemeente zich aan de wet houdt. Heeft u een vraag of een klacht? Neem dan contact op met deze functionaris door een e-mail te sturen naar privacy@oosterhout.nl.