Privacy

Persoonsgegevens

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een 'persoonsgegeven' alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie direct over iemand gaat of naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden zijn een naam, adres of Burgerservicenummer (BSN).

Verwerking

Het begrip 'verwerking' heeft betrekking op een breed scala aan verwerkingen van persoonsgegevens, al dan niet op handmatige of geautomatiseerde wijze uitgevoerd. Het kan daarbij gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

Wij gebruiken persoonsgegevens over u, omdat:

• U gebruik maakt van onze diensten
• U deze gegevens aan ons geeft
• Wij een wettelijke taak uitvoeren
• Dit nodig is in het algemeen belang

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn onder andere:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

In sommige gevallen gaat het om zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’. Wij verwerken deze gegevens alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Denk aan:

• Gegevens over gezondheid
• Strafrechtelijke gegevens

De hierboven genoemde (bijzondere) persoonsgegevens gebruiken wij voor onderstaande doelen en grondslagen:

• Toestemming
  U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van de gegevens.
• Overeenkomst
  Het gebruiken van gegevens is noodzakelijk om verplichtingen volgens een overeenkomst na te komen.
• Wettelijke verplichting
  Het gebruiken van gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting van de gemeente Oosterhout.
• Vitaal belang
• Het gebruiken van gegevens is noodzakelijk om bedreiging van het leven van de persoon te voorkomen.
• Publiekrechtelijke taak/Algemeen belang
  Het gebruiken van gegevens is noodzakelijk om een taak uit te voeren die het welzijn van inwoners beschermt. Zoals de uitoefening van het openbaar gezag.
• Gerechtvaardigd belang
  Een voorbeeld hiervan is cameratoezicht om personen en goederen te beschermen.

Privacy is een mensenrecht dat is vastgelegd in onze Grondwet en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM). De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Op verwerkingen van politiegegevens is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing.

De gemeente Oosterhout houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) bij de verwerking van uw gegevens.

De drie bestuursorganen van de gemeente Oosterhout zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die worden uitgevoerd door de gemeente. De bestuursorganen van de Gemeente zijn de Burgemeester, het College van burgemeester en wethouders en de Gemeenteraad.

Om u goed te kunnen helpen, verwerken wij uw persoonsgegevens. Als inwoner en soms ook als bezoeker van de gemeente Oosterhout, krijgt u op verschillende manieren te maken met de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan uw gemeentelijke belastingaanslag, het vastleggen van een huwelijk, het beoordelen van uw status voor de aanvraag van een vergunning, uitkering of zorgvoorziening of het toevoegen van uw (ver)bouwgegevens aan het kadaster. Alles komt voort uit de taak of de verplichtingen die de gemeente heeft.

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze taken en verplichtingen goed uit te kunnen voeren niet langer dan noodzakelijk is voor het betreffende doel. 

Verdere verwerking

Soms moet of mag de gemeente uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doelen dan waarvoor de persoonsgegevens in het begin zijn verzameld. Dat kan alleen wanneer dit past bij het oorspronkelijke doel. Bij twijfel over de rechtmatigheid daarvan doet de gemeente Oosterhout eerst een risicoanalyse, een zogenoemde Data Protection Impact Assessment (DPIA).

Om ons werk goed te kunnen doen, werken wij samen met verschillende partners, instellingen, aanbieders en andere overheidsinstellingen. Denk bijvoorbeeld aan de Sociale Verzekeringsbank, zorgaanbieders en de politie. Met alle partijen waarmee wij samenwerken, hebben wij goede afspraken gemaakt over het beschermen van uw privacy. Die afspraken staan in de wet of in een contract dat wij met deze partijen hebben afgesloten.

Applicaties

Ook met de leveranciers van onze applicaties hebben wij afspraken gemaakt. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeente Oosterhout blijft in de meeste gevallen verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De gemeente Oosterhout maakt ook gebruik van zogenaamde 'cloudapplicaties'. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens online worden opgeslagen. Deze online opslaglocaties vallen bijna allemaal onder het beheer van een Nederlandse leverancier en anders binnen de Economische Europese Ruimte (EER). Uw persoonsgegevens zijn dus altijd op hetzelfde Europese niveau beschermd.

We geven geen gegevens door aan landen buiten de Economische Europese Ruimte (EER) of toestemming om daar gegevens op te slaan. Dat geldt ook voor de landen waarvan de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat in die landen gegevens goed (adequaat) zijn beschermd.

De gemeente Oosterhout verzamelt veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de organisatie van de gemeente zelf, maar ook om te kunnen laten zien waarom de gemeente bepaalde dingen doet. Dit is nodig voor de publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur historisch oogpunt.

Archiefwet

Er zijn regels die er voor zorgen dat overheidsorganisaties hun informatie goed bewaren. Deze regels staan in de Archiefwet waarbij de regels voor gemeenten zijn uitgewerkt in de zogenaamde ‘selectielijst’. Daarin staat precies hoe lang een gemeente verschillende soorten informatie bewaart. Na die periode is de gemeente verplicht om de informatie te vernietigen. Hoe lang informatie bewaard wordt, hangt van het soort informatie af en of de informatie bijvoorbeeld is gebruikt bij een rechtszaak. Sommige informatie mag zelfs nooit worden vernietigd en moet eindeloos worden bewaard.

Voor diensten die niet onder een wettelijke taak van de gemeente vallen, worden uw persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk.

De gemeente Oosterhout neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of moedwillige manipulatie, verlies, vernietiging of tegen inzage door onbevoegden. Dit doen wij zoals in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is vastgelegd. De BIO bevat regels over een goede beveiliging van informatie voor gemeenten, rijk, waterschappen en provincies.

Van onze partners en leveranciers eisen wij hetzelfde niveau van beveiliging. De gemeente Oosterhout heeft een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en de nodige beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Gegevens worden via een beveiligde verbinding verzonden op het moment dat u gebruikmaakt van een online formulier op de website van de gemeente Oosterhout.
• Het bepalen wie er vanuit zijn of haar functie toegang tot bepaalde gegevens mag hebben. Wie dit niet nodig heeft voor zijn of haar functie, krijgt geen toegang.
• Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en moeten bij indiensttreding een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Het organiseren van trainingen voor onze medewerkers onder andere over veilig werken en hoe om te gaan met persoonsgegevens.

Veilig versturen van gegevens

Voor de veilige uitwisseling van persoonsgegevens en bestanden per e-mail werkt de gemeente Oosterhout met ZIVVER. ZIVVER versleutelt berichten met gevoelige inhoud, zoals gezondheidsgegevens en Burgerservicenummers (BSN). Alleen de verzender en ontvanger van het e-mailbericht hebben een sleutel (toegangscode) om het bericht te kunnen lezen.

Geef wijzigingen in uw e-mailadres of mobiele telefoonnummer direct aan ons door voor een veilige communicatie!

De gemeente Oosterhout gebruikt een gezichtscamera om paspoorten, identiteitskaarten en rijbewijzen beter en sneller te controleren. Dit helpt om te zien of het document echt is en bij u hoort. Zo voorkomen we identiteitsfraude (iemand anders die uw identiteitsbewijs gebruikt) en houden we gegevens van onze inwoners veilig.

Belangrijk: Dit is géén gezichtsherkenning. We slaan géén beelden of gegevens op. Alleen bij fraude kunnen gegevens tijdelijk worden bewaard voor onderzoek.

Hoe werkt gezichtsvergelijking bij identiteitscontrole?

1. De medewerker vraagt u om in de camera te kijken
2. De camera vergelijkt uw gezicht met:
   • De foto op uw paspoort of identiteitskaart
   • De pasfoto die u hebt ingeleverd.
3. De controle duurt maar een paar seconden.

Goed om te weten: Er wordt niets opgeslagen. De camera maakt geen video-opnames en bewaart geen beelden.

Veelgestelde vragen

Waarom gebruikt de gemeente Oosterhout gezichtsvergelijking bij identiteitscontrole?

Identiteitsfraude komt steeds vaker voor. Dit betekent dat iemand anders uw paspoort of Iidentiteitskaart probeert te gebruiken. Dit kan voor grote problemen zorgen voor de eigenaar van het document. Iemand kan bijvoorbeeld een lening afsluiten op uw naam. De gezichtsvergelijking helpt ons deze fraude te voorkomen en sneller te ontdekken.

Worden mijn gegevens of beelden opgeslagen?

Nee, de beelden worden niet bewaard. De controle gebeurt direct en daarna wordt alles automatisch gewist. Alleen als er fraude wordt ontdekt, kunnen gegevens maximaal vier weken worden opgeslagen voor onderzoek.

Mag de gemeente Oosterhout dit zomaar doen?

De gemeente is verplicht te controleren of uw identiteitsdocumenten daadwerkelijk bij u horen. Dit staat in de Wet Basisregistratie Personen (BRP).

Wanneer wordt gezichtsvergelijking bij identiteitscontrole gebruikt?

Gezichtsvergelijking bij identiteitscontrole wordt gebruikt bij:

• De aanvraag van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs.
• Vestiging in Nederland vanuit het buitenland.
• Twijfel over de echtheid van een identiteitsbewijs.

U heeft als betrokkene een aantal rechten die u kunt uitoefenen op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze rechten zijn hieronder in het kort toegelicht. Op de pagina Rechten van betrokkenen vindt u hierover uitgebreidere informatie.

Medewerkers van de gemeente Oosterhout hebben een geheimhoudingsplicht. Daarnaast wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. De gemeente Oosterhout heeft een 'functionaris voor de gegevensbescherming' die erop let dat de gemeente zich aan de wet houdt.

De gemeente Oosterhout maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

De gemeente Oosterhout gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Toch kan er een datalek ontstaan. Dat gebeurt bijvoorbeeld als gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen of wanneer gegevens door een fout verloren raken. Denkt u dat er sprake is van een datalek? Meld dit dan zo snel mogelijk door een e-mail te sturen naar privacy@oosterhout.nl. Mocht het nodig zijn dan neemt de gemeente Oosterhout zo snel mogelijk contact met u op.

De gemeente Oosterhout heeft een 'functionaris voor de gegevensbescherming' die erop let dat de gemeente zich aan de wet houdt. Heeft u een vraag of een klacht? Neem dan contact op met deze functionaris door een e-mail te sturen naar privacy@oosterhout.nl.